Czas plenerowych festiwali. jak po evencie udowodnić sponsorom, że to była świetna inwestycja?

Lipiec i sierpień to złoty okres dla agencji eventowych.

Festiwale muzyczne, zloty food trucków, pikniki firmowe i plenerowe targi przyciągają tłumy spragnione letniej rozrywki. Organizacja takich wydarzeń pochłania jednak potężne budżety, które w dużej mierze pochodzą od sponsorów i partnerów biznesowych. Kiedy kurz po udanej imprezie opadnie, nadchodzi najtrudniejszy moment – rozliczenie z inwestorami. Sponsorzy nie zadowolą się już pięknymi zdjęciami uśmiechniętych ludzi. Oczekują twardych danych potwierdzających zwrot z inwestycji (ROI). Niestety, tradycyjne, papierowe ankiety lub maile wysyłane kilka dni po festiwalu są absolutnie nieskuteczne. Odpowiedzią na to wyzwanie jest przechwytywanie emocji tysięcy uczestników dokładnie w momencie opuszczania terenu imprezy.

Zastosowanie sprzętu do zautomatyzowanego badania satysfakcji na festiwalach to dla organizatorów prawdziwy „game changer”, który pozwala na:

• Zebranie masowej liczby opinii w locie – uczestnicy oceniają wydarzenie tuż przy bramkach wyjściowych, co gwarantuje odsetek wypełnień (response rate) niedostępny dla innych metod badawczych.
• Stworzenie profesjonalnego raportu dla sponsorów – dysponując twardymi liczbami (np. opinią od 5000 gości), udowadniasz bezdyskusyjny sukces i ułatwiasz sobie negocjacje budżetów na kolejne edycje.
• Natychmiastowe łagodzenie kryzysów logistycznych na żywo – zgłoszenia o brudnych toaletach (Toi Toi) lub braku jedzenia w strefie gastronomicznej pozwalają obsłudze działać, zanim festiwal dobiegnie końca.

Amnezja poimprezowa i porażka mailingu

Jak wygląda standardowy proces badania zadowolenia (ewaluacji) po dużym evencie? We wtorek rano, dwa dni po wyczerpującym festiwalu, uczestnik otrzymuje maila z linkiem do długiego formularza. Po powrocie do codziennych obowiązków, pracy i rutyny, emocje związane z koncertami dawno już opadły. Nikt nie ma czasu ani ochoty, by przez 10 minut odpowiadać na pytania o to, jak ocenia nagłośnienie czy czystość w strefie chilloutu.

Skuteczność takich wysyłek jest drastycznie niska i zazwyczaj zamyka się w okolicach 2-5%. Co więcej, ci nieliczni, którzy wypełniają ankiety, to najczęściej osoby z tzw. skrajności – zachwyceni fani albo ludzie skrajnie wściekli na kolejkę do punktu z piwem. Otrzymany w ten sposób raport jest dla sponsora mało wiarygodny, bo bazuje na zbyt małej i zniekształconej próbie statystycznej.

Dowody, z którymi sponsor nie będzie dyskutował

Aby zdobyć twarde liczby, musisz zapytać uczestnika w odpowiednim miejscu i czasie. Idealnym rozwiązaniem jest strefa wyjścia z terenu festiwalu. Zadowolony, ale zmęczony festiwalowicz kieruje się na parking. Na jego drodze staje estetyczny, wolnostojący interaktywny panel ankietowy z niezwykle prostym pytaniem: „Jak oceniasz tegoroczną edycję?”.

Udzielenie odpowiedzi nie wymaga zatrzymywania się – to jedno uderzenie w dużą, kolorową emotikonę w marszu (niczym przybicie „piątki”). Taka mechanika grywalizacji sprawia, że ludzie oddają głosy chętnie i odruchowo. Organizator w zaledwie kilka godzin zbiera tysiące rzetelnych ocen. Kiedy w poniedziałek idziesz na spotkanie ze sponsorem strategicznym, kładziesz na stole dokument, z którego wynika jasno: „Panie Dyrektorze, naszą imprezę odwiedziło 20 tysięcy osób. 40% z nich oceniło festiwal na systemie przy wyjściu. Otrzymaliśmy 92% najwyższych ocen. To tutaj marka Państwa firmy była najlepiej widoczna i najlepiej kojarzona”. To argument kończący każdą negocjację o przyszłoroczny sponsoring.

Porównanie metod ewaluacji eventu plenerowego

Zarządzanie tłumem i ratowanie wizerunku

Dane zbierane na żywo to nie tylko podsumowanie imprezy, ale genialne narzędzie do bieżącej optymalizacji wielodniowych wydarzeń. Jeśli podczas pierwszego dnia festiwalu o godzinie 19:00 system nagle zanotuje gwałtowny wzrost „czerwonych buziek” w strefie gastronomicznej, dla menedżera logistyki to sygnał alarmowy. Wiadomo, że tworzą się tam zatory, brakuje miejsc siedzących lub zawiódł system płatności. Reagując natychmiast, organizator naprawia błędy i sprawia, że drugi dzień festiwalu przebiega już bez zakłóceń. W branży eventowej, gdzie wszystko dzieje się na żywo i nie ma miejsca na duble, takie wsparcie technologiczne to fundament udanej i, co najważniejsze, dochodowej imprezy.

Często zadawane pytania o kioski badawcze na eventach (faq)

Skąd wziąć zasilanie i internet na środku pola namiotowego lub łąki festiwalowej?

To żadna przeszkoda. Sprzęt dedykowany na imprezy masowe jest wysoce niezależny. Panele wyposażone są w wewnętrzne modemy GSM (LTE/5G), dzięki czemu nie wymagają lokalnego połączenia Wi-Fi. W kwestii zasilania, przy bramkach najczęściej używa się ukrytych w podstawach stacji powerbanków przemysłowych, które bez problemu zasilają ekrany przez kilkanaście godzin ciągłej pracy.

Co jeśli uczestnicy pod wpływem alkoholu zaczną klikać w ekran setki razy dla zabawy?

To naturalna obawa organizatorów festiwali, na którą inżynierowie dawno znaleźli odpowiedź. Systemy wyposażone są w tzw. ochronę anty-floodingową. Jeśli oprogramowanie wykryje, że ktoś uderza w ekran pięć razy na sekundę, automatycznie zignoruje te głosy i nie wpuści ich do głównego raportu, zachowując 100% wiarygodności wyników dla inwestorów.

Czy postawienie urządzeń na wyjściu nie zablokuje płynnego ruchu i nie stworzy niebezpiecznego zatoru?

Nie. Proces oceny nie wymaga czytania, wpisywania danych ani nawet dłuższego zatrzymywania się. Ekrany stawia się w tzw. strefie luźnej, kilka metrów przed fizycznym zwężeniem bramek. Uczestnik ocenia wydarzenie „w przelocie”, uderzając ręką w ekran, co absolutnie nie hamuje przepływu tłumu.

Pogoda bywa kapryśna. czy sprzęt przetrwa ulewny, letni deszcz?

Standardowe kioski wymagają zadaszenia, jednak na festiwalach nie jest to problemem. Zawsze ustawia się je w strategicznych strefach „pod dachem” – czyli w namiotach dla stref VIP, pod zadaszeniami wielkich food courtów, lub bezpośrednio pod wiatami przy bramach ewakuacyjnych i wyjściowych.

Organizujemy tylko jeden duży event rocznie. czy zakup takiego systemu ma jakikolwiek sens biznesowy?

Nie musisz go kupować! Większość profesjonalnych dostawców technologii badawczej oferuje opcję elastycznej, krótkoterminowej dzierżawy (np. na weekend festiwalowy). Sprzęt przyjeżdża na miejsce skonfigurowany, obsługujesz nim imprezę, zdobywasz miażdżący raport dla sponsorów, a w poniedziałek odsyłasz urządzenia do producenta.